﻿受発注システム刷新に関する提案依頼書
研修用に作った架空の会社と架空の文書です。実在の会社、人物、案件とは関係ありません。
発行日　2026年11月16日　発行者　サンプル食品流通株式会社（架空）　情報システム課
版　第1.0版　問い合わせ先　情報システム課　石井
目次
章 | 題 | 章 | 題
1 | はじめに | 6 | 非機能要件
2 | 当社の概要と現行システム | 7 | 外部連携
3 | 刷新の目的 | 8 | 提案依頼事項
4 | 業務要件 | 9 | スケジュールと提出
5 | 機能要件 |  | 

1. はじめに
1.1 本書の目的
本書は、サンプル食品流通株式会社（架空）（以下、当社）が受発注システムを刷新するにあたり、提案を依頼する内容をまとめたものである。提案者は、本書を読んだうえで、第8章に示す事項を記載した提案書を提出すること。
1.2 提案依頼の範囲
本書で提案を依頼する範囲は、新しい受発注システム（以下、新システム）の要件定義、設計、開発、テスト、移行、稼働後の保守とする。
会計システムの改修は、提案の範囲に含めない。
1.3 用語
用語 | 本書での意味
取引先 | 当社が食品を卸している飲食店と小売店
仕入先 | 当社が食品を仕入れているメーカーと生産者
受注 | 取引先から注文を受けること
発注 | 仕入先へ商品を注文すること
締め | その日の受注を確定し、以降の注文を翌日分として扱うこと
物流センター | 当社が商品を保管し、取引先へ出荷する拠点


1.4 貸与する資料
提案の検討のため、当社は次の資料を提案者に貸与する。資料は、提案書の提出期限までに返却すること。
資料 | 中身
現行システムの画面一覧 | 受注入力画面と発注画面の写し。9画面分
帳票の見本 | 受注一覧表、発注書、出荷指示書、月次の売上集計表の見本
マスタの項目一覧 | 取引先、仕入先、商品、価格のマスタの項目と桁数
業務の流れ図 | 受注から出荷までの業務の流れ図


2. 当社の概要と現行システム
2.1 当社の概要
当社は、北海道と東北の飲食店と小売店に、食品を卸している。取引先は1,400社、仕入先は180社である。
物流センターは2か所あり、従業員は420名である。取引先の多くは、前日の夕方までに翌日分の注文を入れる。
2.2 現行システムの概要
現行の受発注システム（以下、現行システム）は、2012年に稼働した。取引先からの注文は電話とファクスで受け、受注担当が現行システムに入力している。
仕入先への発注は、受注の内容をもとに発注担当が表計算ソフトで作り、ファクスで送っている。発注の数は、発注担当がこれまでの経験から決めている。
2.3 現状の課題
現行システムには、次の3つの課題がある。
番号 | 課題 | 業務への影響
1 | 注文の入力に時間がかかる | 受注担当30名が、夕方の2時間を注文の入力に使っている
2 | 発注の数が担当者の経験に頼っている | 発注担当が休むと、発注の数を決められる人がいない
3 | 欠品の連絡が遅れる | 欠品が分かるのが出荷の当日の朝で、取引先への連絡が開店の直前になる


2.4 刷新に至る経緯
当社は、2025年度に取引先へ聞き取りを行い、注文の受け方について要望を集めた。要望の多くは、夜間や休日にも注文を入れたいというものだった。
あわせて、発注担当の退職が続き、発注の数を決められる人が減っている。2026年6月の経営会議で受発注システムの刷新を決め、情報システム課が本書をまとめた。
2.5 現行システムの機能
現行システムが持つ機能は、次の3つである。新システムは、この3つの機能を引き継いだうえで、第5章の機能を加える。
機能 | 中身 | 使っている人
受注の入力 | 電話とファクスで受けた注文を、取引先と商品のコードで入力する | 受注担当
出荷指示書の出力 | 締めた受注から、物流センターごとの出荷指示書を出力する | 受注担当
売上の集計 | 月末に売上を取引先ごとに集計し、表計算ソフトの形式で出力する | 受注担当の責任者


発注は現行システムの外で行っており、発注担当が表計算ソフトで発注書を作っている。
3. 刷新の目的
新システムでは、取引先が注文画面から自分で注文できるようにし、受注担当の入力作業を減らす。
あわせて、受注の数と在庫の数から発注案を作れるようにし、欠品を減らす。2028年度末までに、注文の7割を注文画面で受けることを目標とする。
4. 業務要件
4.1 対象業務
新システムで扱う業務は、受注、発注、在庫の引当、帳票の出力、マスタの管理の5つとする。
4.2 利用者
利用者 | 人数 | 新システムでの使い方
受注担当 | 30名 | 電話とファクスで受けた注文の入力、受注の締め
発注担当 | 12名 | 発注案の確認と確定
物流センターの担当 | 40名 | 出荷指示の確認、在庫の確認
取引先の担当者 | 1,400社 | 注文画面からの注文、注文の状況の確認


4.3 業務の流れ
取引先は、前日の17時までに翌日分の注文を入れる。受注担当は17時に受注を締め、発注担当は18時までに仕入先への発注を確定する。
物流センターの担当は、翌朝5時から出荷指示に沿って商品を集め、7時までに出荷する。
4.4 物流センター
当社の物流センターと、出荷する地域は次のとおりである。
物流センター | 所在地 | 出荷する地域
札幌物流センター | 北海道 | 北海道
仙台物流センター | 宮城県 | 東北の6県


どちらの物流センターも、日曜日と年末年始を除いて毎日出荷している。
4.5 取引先の種類
当社の取引先は、飲食店と小売店の2種類に分かれる。取引先の種類によって、注文の入れ方が違う。
取引先の種類 | 社数 | いまの注文の入れ方
飲食店 | 900社 | 前日の夕方に電話で注文する店が多い
小売店 | 500社 | 週に2回、ファクスでまとめて注文する店が多い


取引先からは、注文画面で過去の注文を呼び出して入れ直したいという要望が多い。
5. 機能要件
5.1 受注
取引先は、注文画面から商品と数量を選んで注文できること。受注担当は、電話とファクスで受けた注文を、取引先に代わって入力できること。
受注担当は、17時に受注を締められること。締めたあとに受けた注文は、翌日分として扱うこと。
5.2 発注
新システムは、受注の数と在庫の数から、仕入先ごとの発注案を作ること。発注担当は、発注案を直してから確定できること。
確定した発注は、仕入先ごとにメールで送ること。
5.3 在庫の引当
受注を締めたときに、物流センターごとの在庫を引き当てること。引き当てられない商品は、取引先と受注担当へメールで知らせること。
5.4 帳票
受注一覧表、発注書、出荷指示書、月次の売上集計表を出力できること。
5.5 マスタ管理
受注担当の責任者は、取引先、仕入先、商品、価格のマスタを登録し、変更できること。
5.6 画面の一覧
新システムで用意する画面は、次の5つとする。
画面 | 使う人 | 画面で行うこと
注文画面 | 取引先の担当者 | 商品と数量を選んで注文し、注文の状況を見る
受注管理画面 | 受注担当 | 電話とファクスの注文を入力し、受注を締める
発注画面 | 発注担当 | 発注案を直して確定する
出荷指示画面 | 物流センターの担当 | 確定した出荷指示を見る
マスタ管理画面 | 受注担当の責任者 | 取引先、仕入先、商品、価格のマスタを登録し、変更する


5.7 帳票の一覧
帳票 | 載せる項目 | 出力する人
受注一覧表 | 受注日、取引先、商品、数量、金額 | 受注担当
発注書 | 発注日、仕入先、商品、数量、納品日 | 発注担当
出荷指示書 | 出荷日、取引先、商品、数量、物流センター | 物流センターの担当
月次の売上集計表 | 月、取引先、売上の金額、前年の同じ月の金額 | 受注担当の責任者


5.8 メールでの通知
新システムは、次の場面でメールを送ること。メールの文面は、当社の担当者が画面で変えられること。
場面 | 送る相手 | 送る時刻
締めの案内 | その日に注文していない取引先 | 毎日16時
欠品の連絡 | 欠品が出た取引先と受注担当 | 受注を締めたとき
発注の送信 | 仕入先 | 発注を確定したとき


6. 非機能要件
6.1 可用性
新システムは、可能な限り停止しないこと。
6.2 運用と保守
稼働後の保守の対応時間は、平日の9時から18時までとする。
障害が起きたときは、30分以内に当社の情報システム課へ電話で一次連絡すること。毎月1回、稼働の状況と障害の件数を報告書で提出すること。
6.3 移行
現行システムの受注データのうち、直近5年分を新システムへ移すこと。取引先と商品のマスタは、すべて移すこと。
切り替えは2028年1月の3連休に行い、受発注の業務を止めてよいのは、連休中の2日間までとする。切り替えの前に、移行のリハーサルを2回行うこと。
6.4 セキュリティ
利用者ごとにIDを発行し、パスワードは12文字以上とすること。取引先が使う注文画面の通信は、暗号化すること。
利用者の操作の記録は、1年間保存すること。
6.5 システム環境
新システムの環境は、当社の情報システムの方針に沿ったものとすること。
7. 外部連携
7.1 会計システムとの連携
新システムは、月次の売上を、毎月5営業日目までに会計システムへCSVで渡すこと。会計システムの取り込みの形式は、現行と同じものとする。
7.2 物流センターとの連携
物流センターの担当は、確定した出荷指示を新システムの画面で確認できること。
8. 提案依頼事項
提案書には、次の事項を記載すること。
(1) 第5章の機能要件ごとの実現方法
(2) 第6章の非機能要件を満たす方法
(3) 開発と保守の体制、工程ごとの期間
(4) 要件定義から稼働までの費用と、稼働後1年間の保守の費用
(5) 提案の前提とした条件と、当社に確認したい事項
(6) 食品の卸売業での、受発注システムの開発の実績
提案に要する費用は、提案者の負担とする。提出された提案書は返却しない。
9. スケジュールと提出
9.1 スケジュール
予定 | 日付
提案依頼書の配布 | 2026年11月16日
質問の受付期限 | 2026年11月30日
提案書の提出期限 | 2026年12月25日
委託先の決定 | 2027年2月5日
新システムの稼働開始 | 2028年1月


9.2 提出の方法
提案書はPDFにし、情報システム課の石井あてにメールで提出すること。質問は、別紙の質問票で2026年11月30日まで受け付ける。
質問への回答は、すべての提案者に同じ内容で送る。
9.3 評価の観点
提案は、当社の評価委員会が次の観点で評価する。
観点 | 配点
業務要件への適合 | 40点
費用 | 25点
保守の体制 | 20点
スケジュール | 15点


9.4 その他
本書の内容を変える場合は、すべての提案者に同じ日に知らせる。提案の説明会は、提案書を受け取ったあとに提案者ごとに日時を知らせる。
以上
